ZUGFeRD und XRechnung: Was Handwerker wissen müssen

Du hast gehört, dass E-Rechnungen Pflicht werden. Du hast gelesen, dass ZUGFeRD und XRechnung die relevanten Formate sind. Aber was genau ist der Unterschied? Welches Format brauchst du? Und was bedeuten Begriffe wie „Profile", „EN 16931" oder „PEPPOL"?

Dieser Ratgeber erklärt beide Formate so, dass du als Handwerker weißt, was du brauchst — ohne Informatik-Studium. Wir klären die Unterschiede, zeigen die praktische Anwendung und geben dir eine klare Empfehlung.

Erstmal: Was ist eine E-Rechnung überhaupt?

Eine E-Rechnung ist kein PDF. Das ist das wichtigste Missverständnis, das wir zuerst ausräumen müssen.

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz im XML-Format. Der Computer kann die Rechnung automatisch lesen, prüfen und in die Buchhaltung übernehmen — ohne dass ein Mensch Zahlen abtippen muss.

Was keine E-Rechnung ist:

Eine PDF-Rechnung per E-Mail
Eine eingescannte Papierrechnung
Eine Rechnung in Word oder Excel
Ein Foto von einer Rechnung

Was eine E-Rechnung ist:

Ein Datensatz im Format ZUGFeRD 2.2 (ab Profil EN 16931)
Ein Datensatz im Format XRechnung
Ein anderes Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht

Und genau diese beiden Formate — ZUGFeRD und XRechnung — schauen wir uns jetzt im Detail an.

ZUGFeRD: Das Hybrid-Format

Was bedeutet der Name?

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Der Name ist sperrig, aber das Konzept dahinter ist clever.

Das Prinzip: PDF + XML in einer Datei

ZUGFeRD ist ein Hybrid-Format. Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus zwei Teilen, die in einer einzigen Datei stecken:

PDF-Ansicht — das ist die Rechnung, wie du sie kennst. Mit Logo, Positionen, Beträgen. Jeder Mensch kann sie öffnen und lesen.
XML-Daten — eingebettet in die PDF-Datei. Der maschinenlesbare Teil mit allen Rechnungsfeldern in einem standardisierten Format.

Der Clou: Du schickst deinem Kunden eine einzige Datei. Der Kunde öffnet sie als PDF und sieht eine ganz normale Rechnung. Sein Buchhaltungsprogramm liest gleichzeitig die eingebetteten XML-Daten aus und übernimmt die Rechnung automatisch in die Buchhaltung. Zwei Fliegen mit einer Klappe.

Die aktuelle Version: ZUGFeRD 2.2

Die aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.2 (seit 2024 auch als Factur-X 1.0 im deutsch-französischen Kontext bekannt). Sie basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und ist damit EU-weit kompatibel.

!INFOWichtig: Ältere Versionen (ZUGFeRD 1.0 und 2.0) erfüllen die gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnungspflicht nicht. Nur ZUGFeRD 2.2 ab dem Profil „EN 16931" (auch „Comfort" genannt) ist zulässig. Wenn deine Software noch ZUGFeRD 1.0 erzeugt, brauchst du ein Update.

Die ZUGFeRD-Profile: Von Minimum bis Extended

ZUGFeRD kennt verschiedene Profile, die sich im Umfang der enthaltenen Daten unterscheiden. Das ist wichtig, weil nicht jedes Profil die gesetzliche Pflicht erfüllt:

Profil „Minimum"

Enthält nur grundlegende Rechnungsdaten (Rechnungsnummer, Datum, Gesamtbetrag)
Nicht ausreichend für die E-Rechnungspflicht
Kann als Übergangslösung dienen, erfüllt aber nicht die EN 16931

Profil „Basic WL" (Without Lines)

Enthält Kopfdaten der Rechnung, aber keine einzelnen Positionen
Nicht ausreichend für die E-Rechnungspflicht
Nur für sehr einfache Anwendungsfälle

Profil „Basic"

Enthält Positionen mit Mengen und Einzelpreisen
Erfüllt die EN 16931 teilweise
Für die meisten Anwendungsfälle geeignet

Profil „EN 16931" (Comfort)

Vollständige Umsetzung der europäischen Norm
Erfüllt die gesetzliche Pflicht der E-Rechnungspflicht
Enthält alle Pflichtfelder: Rechnungsnummer, Datum, Leistungszeitraum, Positionen, Steuersätze, Zahlungsinformationen
Das empfohlene Profil für Handwerksbetriebe

Profil „Extended"

Erweitert EN 16931 um zusätzliche Felder
Für komplexe Geschäftsprozesse (z. B. Konzerne, internationale Handelsbeziehungen)
Für die meisten Handwerksbetriebe nicht notwendig

Profil „XRechnung"

ZUGFeRD kann auch das XRechnungs-Profil enthalten
Dann sind die eingebetteten XML-Daten im XRechnungs-Format
Nützlich, wenn du eine Rechnung brauchst, die sowohl als PDF lesbar als auch als XRechnung gültig ist

!TIPEmpfehlung für Handwerker: Nutze das Profil EN 16931 (Comfort). Es erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen und enthält genug Daten für eine automatische Verbuchung. Das Extended-Profil brauchst du nur, wenn dein Kunde es explizit verlangt.

XRechnung: Das reine XML-Format

Was ist XRechnung?

XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen im öffentlichen Sektor. Anders als ZUGFeRD ist XRechnung reines XML — es gibt keine PDF-Ansicht, kein visuell lesbares Dokument. Nur maschinenlesbare Daten.

Wer steckt dahinter?

XRechnung wurde von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) im Auftrag des IT-Planungsrats entwickelt. Die aktuelle Version ist XRechnung 3.0 (Stand 2025). Der Standard basiert auf der EU-Norm EN 16931 und dem europäischen PEPPOL BIS Billing 3.0-Standard.

Wie sieht eine XRechnung aus?

Kurz gesagt: für Menschen gar nicht. Eine XRechnung ist eine XML-Datei — wenn du sie in einem Texteditor öffnest, siehst du etwas wie:

<rsm:CrossIndustryInvoice>
  <rsm:ExchangedDocument>
    <ram:ID>2026-0087</ram:ID>
    <ram:TypeCode>380</ram:TypeCode>
    <ram:IssueDateTime>
      <udt:DateTimeString format="102">20260410</udt:DateTimeString>
    </ram:IssueDateTime>
  </rsm:ExchangedDocument>
  ...
</rsm:CrossIndustryInvoice>

Um eine XRechnung zu lesen, brauchst du einen Viewer — zum Beispiel den kostenlosen XRechnungs-Viewer des Bundes oder eine Buchhaltungssoftware, die XRechnungen darstellen kann.

Wann brauchst du XRechnung?

XRechnung ist Pflicht, wenn du Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellst:

Bundesbehörden (seit 2020)
Landesbehörden (je nach Bundesland seit 2020–2024)
Kommunen (schrittweise seit 2023)
Öffentliche Unternehmen und Körperschaften

Wenn du als Handwerker regelmäßig Aufträge von der öffentlichen Hand bekommst — Schulen, Rathäuser, Krankenhäuser, Wohnungsbaugesellschaften — ist XRechnung dein Format.

ZUGFeRD vs. XRechnung: Der direkte Vergleich

Merkmal	ZUGFeRD 2.2	XRechnung
Format	PDF + eingebettetes XML	Reines XML
Menschenlesbar	Ja (PDF-Teil)	Nein (Viewer nötig)
Maschinenlesbar	Ja (XML-Teil)	Ja
EU-Norm EN 16931	Ja (ab Profil Comfort)	Ja
E-Rechnungspflicht	Erfüllt (ab Profil EN 16931)	Erfüllt
Öffentliche Aufträge	Möglich (mit XRechnungs-Profil)	Pflicht
B2B-Rechnungen	Empfohlen	Möglich
Übertragungsweg	E-Mail, Upload	E-Mail, PEPPOL-Netzwerk
Akzeptanz in der Praxis	Sehr hoch (PDF-Gewöhnung)	Wachsend

!INFODer entscheidende Unterschied in der Praxis: ZUGFeRD sieht aus wie eine normale Rechnung — dein Kunde kann sie öffnen und lesen. XRechnung sieht aus wie ein Datenbankexport — dein Kunde braucht spezielle Software. Für die meisten Handwerksbetriebe ist ZUGFeRD deshalb die pragmatischere Wahl.

Welches Format wann? Die Entscheidungshilfe

Fall 1: Rechnungen an Geschäftskunden (B2B)

Empfehlung: ZUGFeRD 2.2 (Profil EN 16931)

Der Kunde bekommt eine Rechnung, die er als PDF öffnen und lesen kann. Gleichzeitig kann sein Buchhaltungsprogramm die XML-Daten automatisch verarbeiten. Win-win für beide Seiten.

Fall 2: Rechnungen an öffentliche Auftraggeber

Empfehlung: XRechnung

Bei Rechnungen an Behörden, Kommunen und öffentliche Einrichtungen ist XRechnung meist vorgeschrieben. Prüfe die konkreten Anforderungen deines Auftraggebers — manche akzeptieren auch ZUGFeRD mit XRechnungs-Profil.

Fall 3: Rechnungen an Privatkunden (B2C)

Empfehlung: ZUGFeRD 2.2 oder klassische PDF

Für Rechnungen an Privatpersonen gibt es (noch) keine E-Rechnungspflicht. Eine ZUGFeRD-Rechnung funktioniert aber auch hier: Der Kunde sieht eine normale PDF, und du hast einen einheitlichen Prozess für alle Rechnungen.

Fall 4: Du bist unsicher

Empfehlung: ZUGFeRD 2.2 (Profil EN 16931)

Im Zweifel fährst du mit ZUGFeRD am besten. Es erfüllt die gesetzlichen Anforderungen, ist menschenlesbar und wird von allen relevanten Buchhaltungsprogrammen unterstützt. Für die Sonderfälle (öffentliche Aufträge) kannst du XRechnung zusätzlich aktivieren.

Technische Umsetzung: Wie werden die Formate erzeugt?

Für Entwickler: Die Mustang-Bibliothek

Im Java-Umfeld ist die Mustang-Bibliothek der De-facto-Standard für die Erzeugung und Verarbeitung von ZUGFeRD- und XRechnungs-Dateien. Mustang ist Open Source (Apache License 2.0) und wird von der ZUGFeRD-Community gepflegt.

Was Mustang kann:

ZUGFeRD 2.2 PDFs erzeugen (alle Profile)
XRechnung-XML erzeugen
ZUGFeRD-PDFs lesen und die XML-Daten extrahieren
Validierung gegen die EN 16931

Für Anwender: Deine Rechnungssoftware macht es

Als Handwerker musst du dich mit den technischen Details nicht beschäftigen. Deine Rechnungssoftware übernimmt die Formatierung. Du erstellst eine Rechnung wie gewohnt — und wählst beim Export:

„Als ZUGFeRD exportieren" → PDF mit eingebettetem XML
„Als XRechnung exportieren" → reines XML

Die meisten modernen Rechnungsprogramme (SevDesk, Lexware, HandwerkerHub, FastBill etc.) unterstützen beide Formate.

Der Zeitplan: Empfangspflicht und Versandpflicht

Was bereits gilt (seit 01.01.2025)

Empfangspflicht für alle Unternehmen. Du musst in der Lage sein, E-Rechnungen (ZUGFeRD oder XRechnung) zu empfangen und zu verarbeiten. Konkret bedeutet das:

Dein E-Mail-Postfach muss Dateien im XML- und PDF-Format annehmen
Du brauchst eine Software, die ZUGFeRD-Daten lesen kann (oder zumindest die PDF-Ansicht)
Für XRechnungen brauchst du einen Viewer oder eine Buchhaltungssoftware

!WARNINGAchtung: Die Empfangspflicht gilt bereits jetzt — unabhängig von deiner Betriebsgröße. Wenn ein Lieferant dir eine E-Rechnung schickt, darfst du sie nicht ablehnen und stattdessen eine PDF fordern. Das ist seit dem 01.01.2025 nicht mehr zulässig.

Was ab 2027 gilt

Versandpflicht für Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Ab dem 01.01.2027 musst du als Unternehmer mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr deine B2B-Rechnungen als E-Rechnung versenden (ZUGFeRD 2.2 oder XRechnung).

Was ab 2028 gilt

Versandpflicht für alle Unternehmen. Ab dem 01.01.2028 gilt die Versandpflicht für alle Unternehmer im inländischen B2B-Verkehr — unabhängig von der Größe. Auch der Ein-Mann-Handwerksbetrieb muss dann E-Rechnungen an seine Geschäftskunden versenden.

Der Zeitplan auf einen Blick

Datum	Pflicht	Betrifft
01.01.2025	E-Rechnungen empfangen	Alle Unternehmen
01.01.2027	E-Rechnungen versenden	Umsatz > 800.000 €
01.01.2028	E-Rechnungen versenden	Alle Unternehmen

Wie Handwerker die Formate in der Praxis nutzen

Szenario 1: Rechnung an eine Hausverwaltung

Du hast für die Hausverwaltung Schmidt eine Heizungswartung durchgeführt. Du erstellst die Rechnung in deiner Software und exportierst sie als ZUGFeRD 2.2 (Profil EN 16931). Die Hausverwaltung bekommt eine PDF-Datei, die aussieht wie immer — aber die XML-Daten enthält. Ihr Buchhaltungsprogramm erkennt die Daten automatisch und bucht die Rechnung.

Szenario 2: Rechnung an die Stadtverwaltung

Du hast im Auftrag der Stadt die Sanitäranlagen in der Grundschule repariert. Die Stadtverwaltung verlangt eine XRechnung. Du exportierst die Rechnung als XRechnung und übermittelst sie über das vom Auftraggeber angegebene Portal (oft über PEPPOL oder eine Leitweg-ID).

Szenario 3: Rechnung an einen Privatkunden

Frau Müller hat dich für eine Badsanierung beauftragt. Du erstellst die Rechnung und exportierst sie als ZUGFeRD 2.2 — oder als klassische PDF. Für B2C-Rechnungen besteht keine E-Rechnungspflicht, aber eine ZUGFeRD-Rechnung schadet nicht: Frau Müller sieht eine normale PDF. Und du hast einen einheitlichen Workflow.

Häufige Fragen

Brauche ich beide Formate?

Für die meisten Handwerksbetriebe reicht ZUGFeRD 2.2. XRechnung brauchst du zusätzlich, wenn du Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellst. Wenn deine Software beide Formate unterstützt, bist du auf der sicheren Seite.

Erkennt mein Kunde den Unterschied zu einer normalen PDF?

Bei ZUGFeRD: Nein. Die Rechnung sieht aus wie eine normale PDF. Der einzige Unterschied: In der Datei stecken zusätzlich die XML-Daten. Manche PDF-Reader zeigen einen kleinen Büroklammer-Icon für die eingebettete XML-Datei — aber die meisten Kunden bemerken das nicht.

Was ist PEPPOL?

PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein europäisches Netzwerk für den Austausch elektronischer Geschäftsdokumente. Stell dir PEPPOL wie ein „E-Mail-System für Rechnungen" vor: Jeder Teilnehmer hat eine PEPPOL-ID, über die er E-Rechnungen senden und empfangen kann. In Deutschland wird PEPPOL vor allem im öffentlichen Sektor genutzt.

Kann ich eine ZUGFeRD-Rechnung in eine XRechnung umwandeln?

Ja — technisch ist das möglich, weil beide Formate auf der EN 16931 basieren. Deine Software kann die XML-Daten aus dem ZUGFeRD-PDF extrahieren und als XRechnung ausgeben. In der Praxis macht das die Software automatisch — du wählst einfach das gewünschte Exportformat.

Was kostet mich die Umstellung auf E-Rechnungen?

Wenn deine Software ZUGFeRD und XRechnung bereits unterstützt: nichts. Du wählst beim Export ein anderes Format — fertig. Wenn deine Software das nicht kann, brauchst du ein Update oder einen Wechsel. Cloud-basierte Rechnungssoftware kostet zwischen 10 und 50 Euro pro Monat und unterstützt beide Formate.

Fazit: ZUGFeRD für den Alltag, XRechnung für die Behörde

Die E-Rechnungspflicht kommt — das steht fest. Aber die Umsetzung ist kein Hexenwerk. Für die meisten Handwerksbetriebe ist die Empfehlung klar:

ZUGFeRD 2.2 (Profil EN 16931) als Standard für alle B2B-Rechnungen — sieht aus wie eine PDF, erfüllt die gesetzliche Pflicht
XRechnung zusätzlich, wenn du Aufträge für öffentliche Auftraggeber ausführst
Rechnungssoftware nutzen, die beide Formate unterstützt — dann bist du auf alles vorbereitet

Der wichtigste Schritt: Prüfe jetzt, ob deine aktuelle Software ZUGFeRD 2.2 (mindestens Profil EN 16931) unterstützt. Wenn nicht: Update oder Wechsel. Die Empfangspflicht gilt seit 2025, die Versandpflicht folgt 2027/2028. Wer sich jetzt vorbereitet, hat keinen Stress.

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