E-Rechnung im Handwerk — Was seit 2025 Pflicht ist

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine neue Pflicht: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können — auch Handwerksbetriebe. Und ab 2027 wird schrittweise auch die Versandpflicht eingeführt. Wer jetzt denkt, eine PDF-Rechnung per E-Mail sei bereits eine E-Rechnung, liegt leider falsch.

Dieser Ratgeber erklärt, was sich geändert hat, was genau eine E-Rechnung ist, worin sich ZUGFeRD und XRechnung unterscheiden und was du als Handwerker jetzt konkret tun musst.

Der rechtliche Hintergrund: Wachstumschancengesetz

Was hat sich geändert?

Mit dem Wachstumschancengesetz vom März 2024 hat der Gesetzgeber die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich (Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen) eingeführt. Die rechtliche Grundlage findet sich in § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz), der grundlegend überarbeitet wurde.

Die Neuregelung setzt die EU-Richtlinie 2014/55/EU um, die eine europaweite Standardisierung elektronischer Rechnungen zum Ziel hat. Deutschland folgt damit Ländern wie Italien, die eine E-Rechnungspflicht bereits seit 2019 erfolgreich umgesetzt haben.

Die Fristen im Überblick

!WARNINGWichtig: Die Empfangspflicht gilt bereits jetzt — seit dem 1. Januar 2025. Das bedeutet: Wenn dir ein Lieferant oder Subunternehmer eine E-Rechnung im ZUGFeRD- oder XRechnungsformat schickt, musst du in der Lage sein, diese zu empfangen und zu verarbeiten. „Schick mir bitte eine normale PDF" ist keine zulässige Antwort mehr.

Für wen gilt die Pflicht?

Die E-Rechnungspflicht betrifft den inländischen B2B-Bereich — also Rechnungen zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen. Konkret:

• Betroffen: Rechnungen an andere Unternehmen (z. B. Handwerker an Hausverwaltung, Handwerker an Generalunternehmer, Zulieferer an Handwerker)
• Nicht betroffen (vorerst): Rechnungen an Privatpersonen (B2C), Kleinbetragsrechnungen unter 250 €, innergemeinschaftliche Lieferungen

Für die meisten Handwerksbetriebe, die auch Privatkunden bedienen, bedeutet das: B2B-Rechnungen als E-Rechnung, B2C-Rechnungen weiterhin als PDF oder Papier — vorerst.

Was genau ist eine E-Rechnung?

Hier liegt das größte Missverständnis: Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz in einem normierten XML-Format. Der Computer kann die Rechnung automatisch lesen, prüfen und verbuchen — ohne dass ein Mensch Zahlen abtippen muss.

Was eine E-Rechnung NICHT ist

• Eine eingescannte Papierrechnung (auch nicht als PDF)
• Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung
• Eine in Word oder Excel erstellte Rechnung
• Ein Foto einer Rechnung

Was eine E-Rechnung IST

• Ein Datensatz im Format ZUGFeRD 2.2 (ab Profil EN 16931)
• Ein Datensatz im Format XRechnung (reines XML)
• Oder ein anderes Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht

!INFOEinfach gesagt: Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die der Computer lesen kann — nicht nur der Mensch. Stell dir vor, statt einer Rechnung auf Papier bekommt der Computer eine Art „Tabelle" mit allen Rechnungsfeldern in einem standardisierten Format. Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Beträge, Steuersätze — alles maschinenlesbar.

ZUGFeRD vs. XRechnung — Wo liegt der Unterschied?

In Deutschland gibt es zwei zugelassene E-Rechnungsformate. Beide erfüllen die EU-Norm EN 16931, unterscheiden sich aber in der Umsetzung.

ZUGFeRD 2.2

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Der Name ist sperrig, das Konzept ist clever:

• Hybrid-Format: Die Rechnung besteht aus einer PDF-Datei (die aussieht wie eine normale Rechnung) und einer eingebetteten XML-Datei (der maschinenlesbare Teil)
• Doppelter Nutzen: Menschen können die PDF öffnen und lesen, Computer können die XML-Daten automatisch verarbeiten
• Profile: ZUGFeRD hat verschiedene Profile — für die E-Rechnungspflicht muss mindestens das Profil EN 16931 (auch „Comfort" genannt) oder XRechnung verwendet werden
• Weit verbreitet: ZUGFeRD ist in Deutschland das beliebteste Format, weil es den Übergang erleichtert — die Rechnung sieht immer noch aus wie eine Rechnung

Vorteil für Handwerker: Du kannst eine ZUGFeRD-Rechnung ganz normal als PDF öffnen und lesen. Gleichzeitig kann dein Steuerberater die XML-Daten automatisch in seine DATEV-Software einlesen. Win-win.

XRechnung

XRechnung ist das „puristischere" Format:

• Reines XML: Kein PDF, kein visuelles Dokument — nur maschinenlesbare Daten
• Standard für öffentliche Auftraggeber: Bei Rechnungen an Behörden, Kommunen und öffentliche Auftraggeber ist XRechnung seit 2020 bereits Pflicht
• Über das PEPPOL-Netzwerk: XRechnungen werden häufig über das europäische PEPPOL-Netzwerk übermittelt
• Nicht menschenlesbar: Du kannst eine XRechnung nicht einfach öffnen und lesen — du brauchst einen Viewer oder eine Software

Vorteil: XRechnung ist der EU-weite Standard und besonders bei öffentlichen Ausschreibungen relevant. Wenn du regelmäßig Aufträge von der öffentlichen Hand bekommst, ist XRechnung dein Format.

Welches Format soll ich nutzen?

Für die meisten Handwerksbetriebe ist ZUGFeRD 2.2 (Profil EN 16931) die pragmatische Wahl:

• Es sieht aus wie eine normale Rechnung (PDF)
• Es erfüllt die gesetzliche Pflicht (XML-Daten eingebettet)
• Dein Kunde kann es öffnen, dein Steuerberater kann es verarbeiten
• Die meisten Softwarelösungen unterstützen es

XRechnung brauchst du zusätzlich, wenn du Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellst.

Was musst du JETZT tun?

1. E-Rechnungen empfangen können (Pflicht seit 01.2025)

Das Minimum: Du musst in der Lage sein, E-Rechnungen entgegenzunehmen. Konkret bedeutet das:

• E-Mail-Postfach bereithalten: Die meisten E-Rechnungen werden per E-Mail zugestellt. Dein Postfach muss Anhänge im XML-Format empfangen können (keine Filterung oder Blockierung)
• ZUGFeRD-PDFs öffnen können: Jeder PDF-Reader kann das. Das Besondere steckt im eingebetteten XML — und das verarbeitet deine Buchhaltungssoftware
• XRechnungen sichtbar machen: Für reine XRechnungen (XML) brauchst du einen Viewer. Kostenlose Optionen: Der XRechnungs-Viewer des BMF oder dein Buchhaltungsprogramm

!TIPPraxis-Tipp: Richte ein dediziertes E-Mail-Postfach ein (z. B. rechnung@deine-firma.de), das speziell für den Empfang von E-Rechnungen gedacht ist. So gehen E-Rechnungen nicht im allgemeinen Postfach unter und du hast eine saubere Ablage.

2. Prüfe deine Buchhaltungssoftware

Deine aktuelle Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware muss E-Rechnungen verarbeiten können. Prüfe:

• Kann die Software ZUGFeRD-Dateien importieren?
• Kann sie XRechnungen lesen?
• Werden die Rechnungsdaten automatisch in die Buchhaltung übernommen?

Die meisten aktuellen Versionen von Lexware, DATEV, SevDesk, BuchhaltungsButler und ähnlichen Programmen unterstützen E-Rechnungen bereits. Falls nicht: Update durchführen oder Anbieter wechseln.

3. Bereite den E-Rechnungsversand vor (Pflicht ab 2027/2028)

Auch wenn die Versandpflicht erst 2027 bzw. 2028 in Kraft tritt, lohnt es sich, jetzt schon damit zu starten:

• Rechnungssoftware prüfen: Kann deine Software ZUGFeRD- oder XRechnungen erzeugen?
• Stammdaten aktualisieren: Für eine korrekte E-Rechnung brauchst du vollständige Stammdaten — insbesondere die Steuernummern und USt-IDs deiner Kunden
• Testversand machen: Erstelle eine Test-E-Rechnung und schicke sie an deinen Steuerberater. Kann er sie verarbeiten?

4. Archivierung nicht vergessen

E-Rechnungen unterliegen denselben GoBD-Aufbewahrungspflichten wie Papierrechnungen: 10 Jahre. Dabei gilt:

• E-Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden (nicht ausgedruckt!)
• Die Archivierung muss revisionssicher sein — nachträgliche Änderungen dürfen nicht möglich sein
• Ein Ausdruck der PDF reicht nicht als Archivierung

5 Mythen über die E-Rechnung — aufgeklärt

Mythos 1: „Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist eine E-Rechnung"

Falsch. Eine PDF ist ein Bild, kein maschinenlesbarer Datensatz. Nur Formate nach der EU-Norm EN 16931 (ZUGFeRD 2.2, XRechnung) gelten als E-Rechnung. Eine einfache PDF erfüllt ab 2028 nicht mehr die gesetzlichen Anforderungen für den B2B-Versand.

Mythos 2: „Das betrifft nur große Unternehmen"

Falsch. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen — auch für den Ein-Mann-Handwerksbetrieb. Die Versandpflicht wird 2028 ebenfalls für alle Unternehmen gelten, unabhängig von der Größe.

Mythos 3: „Ich mache nur B2C, das betrifft mich nicht"

Teilweise richtig. Wenn du ausschließlich an Privatpersonen fakturierst, brauchst du aktuell keine E-Rechnungen zu versenden. Aber: Die meisten Handwerker haben auch Geschäftskunden (Hausverwaltungen, Firmen, öffentliche Hand). Und die Empfangspflicht gilt auch dann, wenn du selbst nur B2C machst — denn deine Lieferanten schicken dir E-Rechnungen.

Mythos 4: „Das ist viel zu kompliziert für meinen kleinen Betrieb"

Falsch. Wenn du eine aktuelle Rechnungssoftware nutzt, ist der Aufwand minimal. Die Software erstellt die E-Rechnung automatisch — du merkst kaum einen Unterschied. Statt „Rechnung als PDF exportieren" klickst du auf „Als ZUGFeRD exportieren". Fertig.

Mythos 5: „Ich warte bis 2028, dann muss ich erst handeln"

Riskant. Die Empfangspflicht gilt bereits. Und frühzeitig umzusteigen hat Vorteile: Dein Steuerberater spart Zeit (und du Geld), weil Rechnungen automatisch verarbeitet werden. Außerdem vermeidest du Stress kurz vor der Deadline, wenn alle gleichzeitig umstellen wollen.

Welche Software unterstützt E-Rechnungen?

Nicht jede Rechnungssoftware kann E-Rechnungen. Hier eine Übersicht gängiger Lösungen:

Häufige Fragen zur E-Rechnung im Handwerk

Brauche ich neue Software?

Nicht unbedingt. Prüfe zuerst, ob dein aktuelles Programm ein Update anbietet, das E-Rechnungen unterstützt. Die meisten großen Anbieter haben 2024/2025 entsprechende Updates veröffentlicht. Nur wenn deine Software veraltet ist oder keine E-Rechnungsfunktion nachliefert, musst du wechseln.

Was kostet die Umstellung?

Wenn deine Software E-Rechnungen bereits unterstützt: nichts. Ein Software-Update reicht. Wenn du die Software wechseln musst, rechne mit 10–50 € pro Monat für eine cloud-basierte Lösung. Die Investition rechnet sich schnell, weil dein Steuerberater weniger manuell erfassen muss.

Muss mein Steuerberater das auch können?

Ja — und die allermeisten können es bereits. DATEV unterstützt ZUGFeRD und XRechnung vollständig. Sprich trotzdem mit deinem Steuerberater über den Umstieg und kläre, in welchem Format er die Rechnungen am liebsten bekommt.

Was passiert, wenn ich die Empfangspflicht ignoriere?

Aktuell gibt es noch keine konkreten Bußgeldvorschriften für die reine Empfangsverweigerung. Aber: Wenn du eine korrekte E-Rechnung zurückweist und stattdessen eine PDF forderst, kann der Rechnungssteller den Vorsteuerabzug gefährden — und das kann im schlimmsten Fall zu Problemen bei der Betriebsprüfung führen.

Kann ich E-Rechnungen auch an Privatkunden senden?

Du darfst E-Rechnungen an Privatkunden senden, aber du musst nicht. Die Pflicht betrifft nur den B2B-Bereich. In der Praxis ist eine ZUGFeRD-Rechnung auch für Privatkunden kein Problem — sie sieht aus wie eine normale PDF-Rechnung, der Kunde merkt keinen Unterschied.

Fazit: Kein Grund zur Panik — aber Grund zum Handeln

Die E-Rechnungspflicht ist keine Schikane, sondern ein Schritt zur Vereinfachung. Wenn das System einmal läuft, spart es allen Beteiligten Zeit und Geld: weniger Tippfehler, schnellere Verbuchung, automatische Prüfung.

Für Handwerksbetriebe ist der Aufwand überschaubar. Die drei wichtigsten Schritte:

1. Prüfe, ob du E-Rechnungen empfangen kannst — das ist seit Januar 2025 Pflicht
2. Aktualisiere deine Rechnungssoftware — die meisten Anbieter unterstützen ZUGFeRD und XRechnung bereits
3. Sprich mit deinem Steuerberater — klärt gemeinsam den Workflow für E-Rechnungen

Wer jetzt handelt, hat 2027 keinen Stress. Und wer die Vorteile erkennt, wird sich fragen, warum er nicht schon früher umgestellt hat.

Weiterführende Links: § 14 UStG | EU-Richtlinie 2014/55/EU | ZUGFeRD-Standard | XRechnung