DATEV-Export im Handwerk: So macht dein Steuerberater Freudensprünge

Jeden Monat das gleiche Spiel: Du sammelst Stundenzettel zusammen, rechnest Überstunden nach, suchst Krankmeldungen raus, packst alles in eine Excel-Tabelle und schickst sie an den Steuerberater. Der tippt alles nochmal ab, hat Rückfragen, du suchst nochmal nach — und am Ende kostet der ganze Spaß dich 2 bis 3 Stunden Arbeitszeit und den Steuerberater eine Stunde, die er dir in Rechnung stellt.

Es gibt einen besseren Weg: den DATEV-Export. Ein Knopfdruck, alle Daten fließen direkt ins System deines Steuerberaters. Keine Zettel, keine Excel-Listen, keine Rückfragen. Dieser Ratgeber erklärt, was DATEV ist, wie der Export funktioniert und warum er dir bares Geld spart.

Was ist DATEV — und warum nutzen 90 % der Steuerberater es?

DATEV eG ist eine Genossenschaft mit Sitz in Nürnberg, die Software und IT-Dienstleistungen für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte anbietet. Gegründet 1966, heute mit über 8.000 Mitarbeitern und rund 40.000 Mitgliedern.

Die Kernzahl: Ca. 90 % aller Steuerberater in Deutschland arbeiten mit DATEV-Software. Das macht DATEV zum De-facto-Standard der deutschen Steuerberatung. Wenn dein Steuerberater in Deutschland sitzt, arbeitet er mit hoher Wahrscheinlichkeit mit DATEV.

Die wichtigsten DATEV-Programme

Für dich als Handwerksbetrieb sind vor allem Lodas (oder Lohn und Gehalt) für die Lohnabrechnung und Kanzlei-Rechnungswesen für die Buchhaltung relevant — weil das die Systeme sind, in die dein Steuerberater deine Daten importiert.

Was kann exportiert werden?

Ein DATEV-Export aus einer Handwerker-Software kann verschiedene Datenbereiche abdecken. Je nachdem, welche Software du nutzt, sind einige oder alle der folgenden Exporte möglich:

1. Lohndaten (Lodas-Export)

Das ist der häufigste und wertvollste Export für Handwerksbetriebe. Der Lodas-Export enthält alle Daten, die dein Steuerberater für die monatliche Lohnabrechnung braucht:

• Arbeitsstunden pro Mitarbeiter (regulär und Überstunden)
• Zuschläge — Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge (SFN-Zuschläge), getrennt nach Art und Höhe
• Abwesenheiten — Urlaubstage, Krankheitstage, Feiertage, Fortbildung
• Verpflegungsmehraufwand — bei Baustelleneinsätzen über 8 Stunden
• Lohnartenschlüssel — die standardisierten Nummern, die DATEV für jede Art von Vergütung verwendet

!INFOWas sind Lohnartenschlüssel? Jede Art von Vergütung hat in DATEV eine eigene Nummer. Zum Beispiel: Grundlohn = Lohnart 100, Überstundenzuschlag 25 % = Lohnart 210, Nachtarbeitszuschlag = Lohnart 310. Dein Steuerberater konfiguriert die Lohnarten einmalig — danach ordnet die Export-Software die Zeiten automatisch den richtigen Lohnarten zu.

2. Buchungssätze (Buchungsstapel)

Wenn du Rechnungen in deiner Software erstellst, können die zugehörigen Buchungssätze im DATEV-Format exportiert werden:

• Ausgangsrechnungen (deine Rechnungen an Kunden)
• Eingangsrechnungen (Rechnungen deiner Lieferanten)
• Kontonummer, Gegenkonto, Betrag, Steuerschlüssel, Buchungstext

Dein Steuerberater importiert den Buchungsstapel direkt ins Kanzlei-Rechnungswesen — statt jede Rechnung einzeln zu buchen.

3. Reisekosten und Verpflegungsmehraufwand

Für Handwerksbetriebe mit Baustelleneinsätzen besonders relevant:

• Einsatzort und Entfernung vom Betrieb
• Dauer der Abwesenheit (über 8 Stunden = 14 Euro, über 24 Stunden = 28 Euro Pauschale)
• An- und Abreisetage bei mehrtägigen Einsätzen

Diese Daten werden automatisch aus den Zeiterfassungsdaten berechnet und als steuerfreie Verpflegungspauschalen exportiert.

Wie funktioniert der DATEV-Export technisch?

Der Ablauf ist einfacher, als du denkst:

Schritt 1: Einmalige Einrichtung (30 Minuten)

Beim ersten Mal musst du mit deinem Steuerberater die Grundlagen klären:

• Beraternummer und Mandantennummer: Diese Nummern identifizieren deine Kanzlei und deinen Betrieb im DATEV-System. Dein Steuerberater teilt sie dir mit.
• Lohnartenzuordnung: Dein Steuerberater legt fest, welche Lohnarten er verwendet (Grundlohn, Überstunden 25 %, Überstunden 50 %, SFN-Zuschläge etc.). Diese Zuordnung wird einmalig in deiner Software hinterlegt.
• Wirtschaftsjahr und Kontenrahmen: Für den Buchungsexport muss der Kontenrahmen stimmen (meistens SKR03 oder SKR04).

Schritt 2: Monatlicher Export (5 Minuten)

Wenn die Einrichtung steht, sieht der monatliche Ablauf so aus:

1. Daten prüfen: Am Monatsende kontrollierst du die erfassten Zeiten, Abwesenheiten und Zuschläge in deiner Software
2. Export starten: Klick auf „DATEV-Export" — die Software erstellt eine Datei im DATEV-Format
3. Datei übermitteln: Du schickst die Export-Datei per E-Mail an deinen Steuerberater oder lädst sie in DATEV Unternehmen Online hoch
4. Steuerberater importiert: Ein Klick — die Daten sind im System

Das war's. Kein Abtippen, kein Hin-und-Her, keine Rückfragen.

Schritt 3: Steuerberater prüft und erstellt Abrechnung

Dein Steuerberater importiert die Datei und prüft die Plausibilität (stimmen die Stunden, sind alle Mitarbeiter dabei, passen die Zuschläge?). Wenn alles passt, erstellt er die Lohnabrechnung. Falls doch eine Frage auftaucht, ist sie meistens schnell geklärt — weil die Daten strukturiert und vollständig sind.

!TIPPraxis-Tipp: Vereinbare mit deinem Steuerberater einen festen Ablauf: Du lieferst die DATEV-Datei bis zum 3. des Folgemonats. Er bestätigt den Empfang und meldet sich nur, wenn etwas unklar ist. So wird der Prozess zur Routine.

Die Zeitersparnis: Eine ehrliche Rechnung

Ohne DATEV-Export (typischer Ablauf)

Mit DATEV-Export

Ersparnis für dich: 135 Minuten pro Monat — über 2 Stunden, die du besser nutzen kannst.

Ersparnis beim Steuerberater: 45 Minuten pro Monat. Bei einem üblichen Steuerberater-Stundensatz von 100 bis 150 Euro sind das 75 bis 112 Euro weniger auf deiner monatlichen Rechnung.

!INFOAuf ein Jahr gerechnet: Du sparst 27 Stunden eigene Arbeitszeit und 900 bis 1.350 Euro Steuerberaterkosten. Bei einem Betrieb mit 10 oder mehr Mitarbeitern sind die Ersparnisse noch deutlich höher, weil der manuelle Aufwand mit jedem Mitarbeiter steigt — der DATEV-Export aber nicht.

Vom Zeiterfassungs-Eintrag zum Steuerberater: Schritt für Schritt

Hier ist der komplette Workflow einmal durchgespielt — am Beispiel eines SHK-Betriebs mit 6 Mitarbeitern:

Montag bis Freitag: Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten

Deine Gesellen und Meister stempeln sich morgens per App ein und abends aus. Pausen werden automatisch nach Arbeitszeitgesetz berechnet. Jeder Eintrag wird einem Projekt oder Kunden zugeordnet. Wenn ein Mitarbeiter am Samstag arbeitet, wird der Sonntagszuschlag automatisch erkannt.

Monatsende: Du prüfst die Daten

Am 1. oder 2. des Folgemonats öffnest du die Monatsübersicht. Auf einen Blick siehst du:

• Gesamtstunden pro Mitarbeiter
• Überstunden (mit Zuschlagskategorien)
• Urlaubs- und Krankheitstage
• SFN-Zuschläge
• Verpflegungsmehraufwand bei Baustelleneinsätzen

Du prüfst die Zahlen, korrigierst eventuelle Nachträge (z. B. ein vergessener Krankheitstag) und gibst den Monat frei.

Export: Ein Klick

Du klickst auf „DATEV-Export". Die Software generiert eine Datei im Lodas-Format mit allen relevanten Lohnarten:

• Lohnart 100: Grundlohn (reguläre Stunden)
• Lohnart 210: Überstundenzuschlag 25 %
• Lohnart 310: Nachtzuschlag
• Lohnart 320: Sonntagszuschlag
• Lohnart 410: Urlaubstage
• Lohnart 420: Krankheitstage
• Lohnart 510: Verpflegungsmehraufwand

Die Datei hat ein standardisiertes Format, das DATEV Lodas direkt versteht.

Übermittlung: Per E-Mail oder Upload

Du schickst die Datei per E-Mail an deinen Steuerberater. Alternativ lädst du sie in DATEV Unternehmen Online hoch, wo dein Steuerberater sie direkt abrufen kann.

Steuerberater: Import und Abrechnung

Dein Steuerberater öffnet DATEV Lodas, klickt auf „Import" und wählt deine Datei. Die Daten werden automatisch den richtigen Mitarbeitern und Lohnarten zugeordnet. Er prüft kurz die Plausibilität und erstellt die Lohnabrechnung. Fertig.

Zeitaufwand für den gesamten Prozess: 15 Minuten deiner Zeit.

Welche Software bietet DATEV-Export?

Nicht jede Zeiterfassungs-App oder Handwerker-Software kann DATEV exportieren. Hier eine Übersicht:

!TIPWorauf du achten solltest: Ein DATEV-Export ist nur so gut wie die Daten, die reinfließen. Achte darauf, dass die Software Zuschläge automatisch erkennt (Nacht, Sonntag, Feiertag), Abwesenheiten sauber verwaltet und die Lohnartenzuordnung flexibel konfigurierbar ist. Ein einfacher Stundenexport im CSV-Format ist kein echter DATEV-Export.

Häufige Fragen

Was kostet mich der DATEV-Export?

Die Export-Funktion ist in der Regel Teil des Software-Abonnements. Bei HandwerkerHub ist der DATEV-Export im Business-Plan enthalten (ab 39 Euro Basis + 8,90 Euro/User) oder als Add-on für 15 Euro/Monat zubuchbar. Gemessen an der Zeitersparnis und den niedrigeren Steuerberaterkosten rechnet sich das vom ersten Monat an.

Muss mein Steuerberater damit einverstanden sein?

Ja — und die allermeisten werden begeistert sein. Steuerberater lieben strukturierte Datenlieferungen, weil sie ihnen Arbeit sparen. Sprich deinen Steuerberater aktiv darauf an. Die typische Reaktion: „Endlich!" Die einmalige Einrichtung (Lohnartenzuordnung, Beraternummer) macht ihr gemeinsam — das dauert ca. 30 Minuten.

Kann ich den Export auch ohne Steuerberater nutzen?

Prinzipiell ja — mit DATEV Unternehmen Online kannst du die Lohnabrechnung auch selbst machen. Für die meisten Handwerksbetriebe unter 20 Mitarbeitern empfiehlt sich aber weiterhin der Steuerberater: Die Lohnabrechnung ist komplex (Sozialversicherung, Steuerfreibeträge, Meldungen), und Fehler können teuer werden. Der DATEV-Export macht die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater effizienter — er ersetzt ihn nicht.

Was passiert, wenn die Export-Datei Fehler enthält?

Dein Steuerberater prüft die importierten Daten auf Plausibilität. Wenn etwas nicht stimmt (z. B. ein Mitarbeiter mit 300 Stunden im Monat), meldet er sich bei dir. Der Vorteil gegenüber dem manuellen Prozess: Fehler in den Quelldaten fallen beim Import schneller auf als in einer unstrukturierten Excel-Tabelle.

Kann ich auch Buchungsdaten für die Finanzbuchhaltung exportieren?

Ja — viele Softwarelösungen bieten neben dem Lohn-Export auch einen Export von Buchungssätzen (Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen) im DATEV-Buchungsstapelformat. Das entlastet nicht nur die Lohnbuchhaltung, sondern auch die Finanzbuchhaltung deines Steuerberaters.

Fazit: DATEV-Export ist das beste Geschenk an deinen Steuerberater

Der monatliche Datenaustausch mit dem Steuerberater gehört zu den unbeliebtesten Aufgaben im Handwerksbetrieb. Gleichzeitig ist er einer der Bereiche, in denen Digitalisierung den größten Sofort-Effekt hat.

Mit einem DATEV-Export reduzierst du deinen Aufwand von 2,5 Stunden auf 15 Minuten. Dein Steuerberater spart 45 Minuten — und gibt dir die Ersparnis als niedrigeres Honorar weiter. Die Datenqualität steigt, weil nichts mehr abgetippt wird. Und der ganze Prozess wird von einer nervigen Pflichtübung zu einer Routineaufgabe, die in 15 Minuten erledigt ist.

Wenn du nur eine einzige Sache an deiner Büroarbeit digitalisierst, dann lass es den DATEV-Export sein. Dein Steuerberater wird es dir danken — und dein Konto auch.

Weiterführende Artikel:

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Quellen: DATEV eG, Unternehmensinfo 2025 | Bundessteuerberaterkammer, Berufsstatistik 2025 | GoBD — BMF-Schreiben vom 28.11.2019