Digitale Krankmeldung im Handwerk — So funktioniert die eAU

Der gelbe Zettel ist Geschichte. Seit dem 1. Januar 2023 läuft die Krankmeldung in Deutschland elektronisch — über die sogenannte eAU (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung). Für Handwerksbetriebe bedeutet das: Kein Papier mehr einsammeln, kein Hinterhertelefonieren, keine verlorenen Bescheinigungen.

Klingt gut. In der Praxis haben viele Betriebe aber noch Fragen: Wie genau funktioniert der Abruf? Was muss der Mitarbeiter noch tun? Und was passiert, wenn die Technik streikt?

Was ist die eAU — und warum gibt es sie?

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ersetzt den klassischen gelben Schein. Seit dem 1. Januar 2023 sind Arbeitgeber verpflichtet, die AU-Daten ihrer Mitarbeiter elektronisch bei der Krankenkasse abzurufen. Der Mitarbeiter muss dem Arbeitgeber keinen Papierschein mehr vorlegen.

Der Ablauf im Überblick

1. Mitarbeiter geht zum Arzt — der Arzt stellt die AU fest und übermittelt die Daten elektronisch an die Krankenkasse des Mitarbeiters.
2. Mitarbeiter meldet sich beim Arbeitgeber krank — per Anruf, SMS, App oder wie im Betrieb üblich. Die Meldepflicht bleibt bestehen (§ 5 Abs. 1 EntgFG).
3. Arbeitgeber ruft die eAU ab — über ein Entgeltabrechnungsprogramm (z. B. DATEV, Lexware, Sage) oder über das SV-Meldeportal der Krankenkassen.
4. Die Daten kommen zurück — Beginn, voraussichtliches Ende und ob es eine Erst- oder Folgebescheinigung ist.

!INFOGut zu wissen: Der Mitarbeiter bekommt weiterhin einen Ausdruck für seine eigenen Unterlagen. Du als Arbeitgeber bekommst aber keinen Papierzettel mehr — du rufst die Daten selbst ab.

Was wird übermittelt?

Die eAU enthält:

• Name und Versichertennummer des Mitarbeiters
• Beginn und voraussichtliches Ende der Arbeitsunfähigkeit
• Datum der Feststellung
• Kennzeichen: Erstbescheinigung oder Folgebescheinigung
• Nicht enthalten: Die Diagnose. Der Arbeitgeber erfährt weiterhin nicht, warum der Mitarbeiter krank ist.

Pflichten des Arbeitgebers — Was du tun musst

1. Meldepflicht des Mitarbeiters sicherstellen

Die eAU entbindet den Mitarbeiter nicht von seiner Pflicht, sich rechtzeitig krank zu melden. Nach § 5 Abs. 1 EntgFG muss der Arbeitnehmer den Arbeitgeber unverzüglich über die Arbeitsunfähigkeit informieren. Das bedeutet: Am ersten Krankheitstag, möglichst vor Arbeitsbeginn.

!WARNINGAchtung: Dass die eAU automatisch kommt, heißt nicht, dass der Mitarbeiter sich nicht mehr melden muss. Wer einfach nicht erscheint und sich nicht meldet, verstößt gegen seine arbeitsvertraglichen Pflichten — auch mit eAU.

2. eAU rechtzeitig abrufen

Du bist verpflichtet, die eAU-Daten bei der Krankenkasse abzurufen. Das geht über:

• DATEV Lohn und Gehalt — automatischer Abruf über das DATEV-Rechenzentrum
• Lexware, Sage, ADDISON — über integrierte SV-Meldung
• SV-Meldeportal (sv.net) — kostenloser manueller Abruf für kleine Betriebe
• Steuerberater — wenn dein Steuerbüro die Lohnabrechnung macht, übernimmt es in der Regel auch den eAU-Abruf

3. Daten dokumentieren

Die abgerufenen eAU-Daten solltest du für deine Personalakte dokumentieren. Sie sind relevant für die Lohnfortzahlung (6 Wochen nach § 3 EntgFG), für die Berechnung von Krankheitstagen und für den Nachweis gegenüber der Krankenkasse.

Typische Probleme — und wie du sie löst

Daten sind noch nicht verfügbar

Das häufigste Problem: Du rufst die eAU ab, aber die Krankenkasse hat noch keine Daten. Das passiert, wenn der Arzt die Bescheinigung noch nicht übermittelt hat — manchmal dauert es 1–2 Werktage.

Lösung: Einfach am nächsten Tag erneut abrufen. Bis die Daten vorliegen, gilt die mündliche Krankmeldung des Mitarbeiters.

Mitarbeiter ist privat versichert

Die eAU gilt nur für gesetzlich versicherte Arbeitnehmer. Privat versicherte Mitarbeiter müssen weiterhin eine AU-Bescheinigung in Papierform vorlegen.

Minijobber und kurzfristig Beschäftigte

Auch für Minijobber gilt die eAU — sofern sie gesetzlich versichert sind. Die Abrechnung läuft über die Minijob-Zentrale.

!TIPTipp: Richte im Betrieb eine klare Regelung ein: „Krankmeldung per App oder Anruf bis 7:30 Uhr." So weiß jeder Bescheid, und du kannst die Baustellen rechtzeitig umplanen.

Digitale Krankmeldung im Betrieb — Über die eAU hinaus

Die eAU regelt nur den Papierkram mit der Krankenkasse. Für den Betriebsablauf im Handwerk ist aber noch mehr wichtig:

Schnelle interne Kommunikation

Wenn ein Geselle morgens um 6:30 Uhr anruft, dass er krank ist, muss der Chef sofort reagieren: Baustelle umbesetzen, Kunden informieren, Material umplanen. Je schneller die Information fließt, desto weniger Chaos entsteht.

Eine Mitarbeiter-App kann das vereinfachen: Krankmeldung per Knopfdruck, der Chef sieht es sofort auf dem Dashboard, die Wochenplanung wird automatisch aktualisiert.

Krankheitstage tracken

Wer weiß, wie viele Krankheitstage im Betrieb anfallen, kann besser planen. Ein digitales System zeigt dir auf einen Blick:

• Wie viele Krankheitstage pro Mitarbeiter im Jahr
• Muster erkennen (z. B. häufige Montags-Krankmeldungen)
• Lohnfortzahlungszeiträume im Blick behalten (6-Wochen-Frist)

Vertretungsplanung

In kleinen Handwerksbetrieben ist jeder Ausfall spürbar. Wer digital plant, kann schneller umschichten — und der Vorarbeiter auf der Baustelle sieht sofort, mit wie vielen Leuten er heute rechnen kann.

Häufig gestellte Fragen

Muss der Mitarbeiter sich trotz eAU noch beim Chef melden?

Ja, unbedingt. Die eAU ersetzt nur den gelben Zettel, nicht die Meldepflicht. Der Mitarbeiter muss dich weiterhin unverzüglich informieren, dass er krank ist und wie lange voraussichtlich (§ 5 Abs. 1 EntgFG).

Was kostet der eAU-Abruf?

Über das SV-Meldeportal (sv.net) ist der Abruf kostenlos. In Lohnabrechnungsprogrammen wie DATEV oder Lexware ist die Funktion in der Regel im Preis enthalten. Zusatzkosten fallen nicht an.

Was passiert, wenn ich die eAU nicht abrufe?

Es gibt (noch) keine Bußgelder für den Nicht-Abruf. Aber: Ohne eAU-Daten hast du keine Dokumentation der Krankheitstage. Das kann bei der Lohnfortzahlung, bei Kündigungsschutzklagen oder bei BG-Prüfungen zum Problem werden.

Gilt die eAU auch bei Kindkranktagen?

Ja. Wenn ein Mitarbeiter sein krankes Kind betreut und dafür eine AU-Bescheinigung bekommt, wird auch diese als eAU übermittelt.

Kann ich die eAU rückwirkend abrufen?

Ja, du kannst eAU-Daten auch nachträglich abrufen. Die Daten bleiben bei der Krankenkasse gespeichert. Allerdings solltest du zeitnah abrufen, um die Lohnfortzahlung korrekt berechnen zu können.

Fazit — Weniger Papierkram, mehr Planungssicherheit

Die eAU ist ein echter Fortschritt — gerade für Handwerksbetriebe, bei denen der gelbe Zettel gerne mal auf der Baustelle verloren ging oder erst Tage später im Büro ankam. Der elektronische Abruf spart Zeit und schafft Klarheit.

Noch besser wird es, wenn du die Krankmeldung auch intern digital abbildest: Eine App, über die sich Mitarbeiter in 30 Sekunden krank melden, der Chef sofort informiert wird und die Wochenplanung automatisch angepasst wird.

Weiterführende Artikel:

• Zeiterfassung im Handwerk 2026
• DSGVO im Handwerksbetrieb
• Überstunden im Handwerk — ArbZG-Regeln

Zuletzt aktualisiert: Februar 2026 · 8 Min. Lesezeit · Ratgeber

Quellen und Rechtsgrundlagen:

• § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) — Anzeige- und Nachweispflicht
• § 109 SGB IV — Elektronischer Abruf der AU-Daten
• § 3 EntgFG — Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (6 Wochen)