Zeiterfassung für Subunternehmer: Regeln und Tipps

Auf vielen Baustellen arbeiten nicht nur die eigenen Leute, sondern auch Subunternehmer — der Elektriker engagiert einen Sub für die Datenleitungen, der Generalunternehmer beauftragt drei verschiedene Gewerke. Die Frage, die sich dabei fast immer stellt: „Muss ich die Zeiten meiner Subunternehmer erfassen?" Die Antwort ist nicht so einfach wie ja oder nein. Sie hängt davon ab, wer genau auf deiner Baustelle arbeitet, in welcher Branche du tätig bist und wie das Vertragsverhältnis aussieht.

Dieser Ratgeber erklärt die Regeln, die Haftungsfallen und die praktische Umsetzung — damit du auf der sicheren Seite bist.

Subunternehmer vs. Arbeitnehmerüberlassung: Eine wichtige Abgrenzung

Bevor wir über Zeiterfassung sprechen, müssen wir eine grundlegende Unterscheidung treffen. Denn die Regeln sind völlig unterschiedlich, je nachdem ob es sich um einen echten Subunternehmer handelt oder um verdeckte Arbeitnehmerüberlassung.

Echter Subunternehmer (Werkvertrag/Dienstvertrag)

Ein echter Subunternehmer:

• Hat einen eigenen Gewerbeschein und arbeitet selbstständig
• Schuldet ein Werk oder eine Dienstleistung (z. B. „Elektroinstallation im 2. OG komplett")
• Organisiert seine Arbeit selbst — bestimmt seine Arbeitszeiten, seinen Personaleinsatz und seine Methoden
• Trägt das unternehmerische Risiko — haftet für Mängel, stellt eigenes Material
• Erhält Rechnungen und keine Lohnabrechnungen

Verdeckte Arbeitnehmerüberlassung (illegal!)

Von verdeckter Arbeitnehmerüberlassung spricht man, wenn ein angeblicher Subunternehmer in Wahrheit wie ein Arbeitnehmer behandelt wird:

• Er arbeitet auf Weisung des Auftraggebers (wann, wo, wie)
• Er ist in die Arbeitsorganisation des Auftraggebers eingegliedert (arbeitet mit dessen Leuten im gleichen Team)
• Er benutzt Material und Werkzeug des Auftraggebers
• Er hat keine eigenen Arbeitnehmer und arbeitet ausschließlich für einen Auftraggeber
• Er trägt kein unternehmerisches Risiko

!WARNING Verdeckte Arbeitnehmerüberlassung ist eine Ordnungswidrigkeit und kann mit Bußgeldern bis zu 500.000 Euro geahndet werden. Im schlimmsten Fall wird das Vertragsverhältnis rückwirkend als Arbeitsverhältnis umqualifiziert — mit Nachzahlungen an Sozialversicherungsbeiträge, Lohnsteuer und Mindestlohn. Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) prüft gezielt im Baugewerbe.

Warum die Abgrenzung für die Zeiterfassung relevant ist

Wenn der Subunternehmer ein echter Selbstständiger ist, ist er für die Zeiterfassung seiner eigenen Mitarbeiter selbst verantwortlich. Du als Auftraggeber musst seine Zeiten grundsätzlich nicht erfassen.

Wenn der vermeintliche Subunternehmer aber faktisch ein Arbeitnehmer ist, gelten für dich als (faktischen) Arbeitgeber alle Pflichten — inklusive Zeiterfassung, Mindestlohn und Sozialversicherung.

MiLoG-Dokumentationspflicht bei Subunternehmern im Baugewerbe

Die besondere Lage im Baugewerbe

Hier wird es wichtig für Handwerksbetriebe: Das Mindestlohngesetz (MiLoG) hat in § 17 MiLoG eine spezielle Dokumentationspflicht für bestimmte Branchen eingeführt — und das Baugewerbe gehört dazu (über den Verweis auf § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz).

Das bedeutet: Wenn dein Subunternehmer im Baugewerbe tätig ist, muss er die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter dokumentieren — Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, innerhalb einer Woche, mit Aufbewahrungspflicht von 2 Jahren.

Aber — und das ist der entscheidende Punkt — du als Auftraggeber kannst in bestimmten Fällen mithaften, wenn dein Subunternehmer diese Pflicht nicht erfüllt.

§ 13 MiLoG: Generalunternehmerhaftung

§ 13 MiLoG verweist auf § 14 des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes (AEntG). Dort ist die sogenannte Generalunternehmerhaftung geregelt:

Ein Unternehmer, der einen anderen Unternehmer mit der Erbringung von Werk- oder Dienstleistungen beauftragt, haftet für die Verpflichtungen dieses Unternehmers zur Zahlung des Mindestentgelts an seine Arbeitnehmer.

Im Klartext: Wenn dein Subunternehmer seinen Mitarbeitern weniger als den Mindestlohn zahlt, kannst du als Auftraggeber dafür haftbar gemacht werden. Und wie weist man nach, dass der Mindestlohn eingehalten wurde? Richtig — durch die dokumentierten Arbeitszeiten.

!INFO Die Generalunternehmerhaftung greift verschuldensunabhängig. Es ist egal, ob du wusstest, dass dein Sub den Mindestlohn nicht zahlt. Allein die Tatsache, dass du ihn beauftragt hast, reicht für die Haftung. Deshalb ist es in deinem eigenen Interesse, sicherzustellen, dass dein Subunternehmer die Zeiterfassung korrekt durchführt. Mehr zu den allgemeinen Zeiterfassungspflichten findest du in unserem Ratgeber zur Zeiterfassungspflicht 2026.

Praktische Umsetzung: Eigene Zeiterfassung vs. gemeinsames System

Variante 1: Der Subunternehmer erfasst seine Zeiten selbst

Das ist der Normalfall bei echten Subunternehmerverhältnissen. Der Sub hat sein eigenes Zeiterfassungssystem — ob App, Terminal oder (noch) Excel — und dokumentiert die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter selbst.

Deine Aufgabe als Auftraggeber:

• Vertraglich vereinbaren, dass der Sub die Zeiterfassung nach MiLoG durchführt
• Regelmäßig Nachweise anfordern (z. B. monatlich Kopien der Zeiterfassung)
• Bei der Beauftragung prüfen, ob der Sub überhaupt ein Zeiterfassungssystem hat

Vorteil: Klare Trennung der Verantwortlichkeiten, geringer Aufwand für dich. Nachteil: Du hast keinen direkten Einblick und musst dem Sub vertrauen.

Variante 2: Gemeinsames Zeiterfassungssystem

Bei größeren Projekten oder wenn du regelmäßig mit denselben Subunternehmern arbeitest, kann ein gemeinsames System sinnvoll sein. Die Mitarbeiter des Subunternehmers nutzen dein Zeiterfassungssystem — zum Beispiel eine App, in die sie sich mit eigenen Zugangsdaten einstempeln.

Deine Aufgabe:

• Separate Zugänge für Sub-Mitarbeiter einrichten
• Klare Kennzeichnung, welche Mitarbeiter zum Sub gehören
• Datenschutzvereinbarung mit dem Sub schließen (die Daten seiner Mitarbeiter liegen in deinem System)
• Dem Sub Zugriff auf die Daten seiner Mitarbeiter geben

Vorteil: Du hast den vollen Überblick über alle Zeiten auf der Baustelle — eigene Leute und Subs. Nachteil: Höherer Aufwand bei der Einrichtung, Datenschutzthema muss geklärt werden.

Variante 3: Baustellenbezogene Anwesenheitsdokumentation

Unabhängig von der Zeiterfassung im engeren Sinne ist es auf vielen Baustellen üblich (und bei öffentlichen Aufträgen oft gefordert), eine Anwesenheitsliste zu führen: Wer war wann auf der Baustelle? Das ist keine Zeiterfassung im Sinne des ArbZG, aber eine zusätzliche Dokumentation, die bei Streitigkeiten und Prüfungen hilft.

!TIP Vereinbare in deinen Subunternehmerverträgen eine Klausel zur Zeiterfassung. Formulierungsvorschlag: „Der Subunternehmer verpflichtet sich, die Arbeitszeiten seiner auf dem Bauvorhaben eingesetzten Mitarbeiter gemäß § 17 MiLoG zu dokumentieren und dem Auftraggeber auf Anforderung innerhalb von 5 Werktagen Nachweise vorzulegen." Das schafft Klarheit und schützt dich im Haftungsfall.

Baustellenausweis und Anmeldung

Wer arbeitet auf meiner Baustelle?

Auf größeren Baustellen ist es Pflicht — und auf allen Baustellen empfehlenswert — zu wissen, wer sich auf dem Gelände befindet. Hintergrund ist nicht nur die Arbeitssicherheit, sondern auch die Bekämpfung von Schwarzarbeit.

Sofortmeldung bei der Sozialversicherung

Für Beschäftigte im Baugewerbe gilt die Sofortmeldepflicht nach § 28a Abs. 4 SGB IV. Das bedeutet: Der Arbeitgeber (also der Subunternehmer für seine Mitarbeiter) muss die Beschäftigung spätestens bei Aufnahme der Tätigkeit an die Sozialversicherung melden — nicht erst am Ende des Monats.

Als Generalunternehmer bist du zwar nicht direkt für die Sofortmeldung verantwortlich, aber du solltest prüfen, ob deine Subunternehmer dieser Pflicht nachkommen. Bei einer Kontrolle durch die FKS auf deiner Baustelle wird nämlich auch geprüft, ob die Sofortmeldungen vorliegen.

Personalausweis und Baustellenausweis

Alle Arbeitnehmer auf einer Baustelle müssen einen Personalausweis oder Reisepass mit sich führen (§ 2a SchwarzArbG). Bei öffentlichen Aufträgen ist zusätzlich oft ein Baustellenausweis mit Foto gefordert, der die Zugehörigkeit zum jeweiligen Unternehmen belegt.

Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz: Was du wissen musst

Die Rolle der FKS

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) ist eine Abteilung des Zolls und kontrolliert gezielt auf Baustellen. Sie prüft unter anderem:

• Werden die Mitarbeiter ordnungsgemäß zur Sozialversicherung angemeldet?
• Wird der Mindestlohn eingehalten?
• Werden die Arbeitszeiten dokumentiert?
• Liegt verdeckte Arbeitnehmerüberlassung vor?
• Sind die Personalien der Beschäftigten korrekt?

Was bei einer Kontrolle passiert

Die FKS kann unangemeldet auf deiner Baustelle erscheinen. Die Prüfer befragen die Arbeiter direkt: Für wen arbeitest du? Seit wann? Wie viele Stunden? Was verdienst du? Gleichzeitig fordern sie die Dokumentation vom Arbeitgeber an.

Wenn du als Generalunternehmer für die Baustelle verantwortlich bist, betrifft dich die Kontrolle auch dann, wenn es um Mitarbeiter deiner Subunternehmer geht. Du solltest deshalb jederzeit wissen, welche Subunternehmer mit welchen Mitarbeitern auf deiner Baustelle arbeiten.

Strafen und Konsequenzen

Verstöße gegen das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz und das MiLoG können empfindliche Strafen nach sich ziehen:

Checkliste: Subunternehmer auf der Baustelle

Bevor ein Subunternehmer auf deiner Baustelle anfängt, prüfe:

• Gewerbeschein und Handwerkskarte des Subunternehmers vorhanden?
• Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG vorhanden (Bauabzugssteuer)?
• Unbedenklichkeitsbescheinigung der Sozialversicherung?
• Betriebshaftpflichtversicherung nachgewiesen?
• Vertragliche Vereinbarung zur Zeiterfassung nach § 17 MiLoG?
• Sofortmeldungen durch den Sub sichergestellt?
• Personalausweise aller Sub-Mitarbeiter geprüft?
• Anwesenheitsliste auf der Baustelle geführt?
• Regelmäßige Nachweise der Zeiterfassung vereinbart?

Häufig gestellte Fragen

Muss ich als Auftraggeber die Zeiten der Sub-Mitarbeiter in meinem System erfassen?

Grundsätzlich nein — der Subunternehmer ist für die Zeiterfassung seiner Mitarbeiter selbst verantwortlich. Du solltest aber sicherstellen, dass er dieser Pflicht nachkommt, und dir regelmäßig Nachweise vorlegen lassen. Bei einem gemeinsamen Zeiterfassungssystem ist das automatisch erledigt.

Was passiert, wenn mein Subunternehmer seine Zeiten nicht erfasst?

Zunächst ist das sein Problem — aber über die Generalunternehmerhaftung nach § 13 MiLoG kann es schnell deins werden. Wenn der Sub den Mindestlohn unterschreitet und keine Zeiterfassung vorweisen kann, haftest du als Auftraggeber mit. Fordere deshalb regelmäßig Nachweise an und reagiere, wenn der Sub sie nicht liefert.

Ein-Mann-Sub ohne Mitarbeiter — braucht der eine Zeiterfassung?

Wenn der Subunternehmer ein Solo-Selbstständiger ohne eigene Mitarbeiter ist, hat er keine Zeiterfassungspflicht nach MiLoG (die gilt nur für Arbeitnehmer). Aber Achtung: Prüfe, ob es sich tatsächlich um einen Selbstständigen handelt und nicht um Scheinselbstständigkeit. Die Abgrenzungskriterien sind streng — insbesondere wenn der Solo-Sub ausschließlich für dich arbeitet und in dein Team eingegliedert ist.

Kann ich meinen Subunternehmer verpflichten, mein Zeiterfassungssystem zu nutzen?

Ja, das kannst du vertraglich vereinbaren. Allerdings darfst du dabei nicht so weit gehen, dass es wie Arbeitnehmerüberlassung aussieht. Die Nutzung eines gemeinsamen Zeiterfassungssystems ist in Ordnung, solange der Sub weiterhin eigenverantwortlich arbeitet und nur die Dokumentation über dein System läuft.

Ich bin selbst Subunternehmer — was muss ich beachten?

Dann gelten für dich als Arbeitgeber alle Zeiterfassungspflichten nach BAG-Urteil und MiLoG — für deine eigenen Mitarbeiter. Du musst deren Zeiten dokumentieren, unabhängig davon, ob du ein eigenes System nutzt oder das des Generalunternehmers. Und du bist dafür verantwortlich, dass der Mindestlohn eingehalten wird und die Sofortmeldungen erfolgen.

Fazit: Klare Regeln schaffen Sicherheit

Die Zeiterfassung bei Subunternehmern ist ein Thema, das viele Handwerksbetriebe unterschätzen. Die Grundregel ist einfach: Der Subunternehmer ist für die Zeiterfassung seiner Mitarbeiter selbst verantwortlich. Aber du als Auftraggeber haftest mit, wenn etwas schiefgeht — besonders im Baugewerbe.

Schütze dich durch klare vertragliche Vereinbarungen, regelmäßige Nachweise und eine saubere Dokumentation darüber, wer auf deiner Baustelle arbeitet. Und prüfe bei jedem neuen Subunternehmer, ob er die Grundlagen — Gewerbeschein, Sozialversicherung, Zeiterfassung — in Ordnung hat.

Der Aufwand dafür ist überschaubar. Die Konsequenzen, wenn es fehlt, sind es nicht.

Quellen und Rechtsgrundlagen: § 17 MiLoG | § 13 MiLoG | § 14 AEntG | § 2a SchwarzArbG | § 28a Abs. 4 SGB IV | Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar. Bei konkreten Fragen wende dich an deine Handwerkskammer, die Handwerkskammer-Rechtsberatung oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.