Zeiterfassung für Minijobber und Teilzeitkräfte im Handwerk

„Die Aushilfe kommt nur samstags für vier Stunden — muss ich da wirklich Zeiten erfassen?" Ja, musst du. Die Zeiterfassungspflicht gilt nicht nur für Vollzeitkräfte, sondern ausdrücklich auch für Minijobber, Teilzeitkräfte und Aushilfen. Und die Dokumentationspflichten sind sogar strenger, als viele Handwerksmeister denken.

Dieser Ratgeber erklärt, welche Regeln für die verschiedenen Beschäftigungsformen gelten, was das Mindestlohngesetz (MiLoG) vorschreibt und worauf du bei Azubis unter 18 besonders achten musst.

Gilt die Zeiterfassungspflicht auch für Minijobber?

Kurze Antwort: Ja — ohne Ausnahme

Seit dem BAG-Urteil vom 13. September 2022 gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für alle Arbeitnehmer — unabhängig vom Umfang der Beschäftigung. Ein Minijobber mit 10 Stunden pro Woche ist genauso erfassungspflichtig wie ein Vollzeitgeselle mit 40 Stunden.

Aber es kommt noch eine zusätzliche Pflicht hinzu: Für Minijobber und geringfügig Beschäftigte schreibt das Mindestlohngesetz (MiLoG) eine besonders strenge Dokumentation vor — unabhängig vom BAG-Urteil und unabhängig von der Betriebsgröße.

§ 17 MiLoG: Die Dokumentationspflicht für Minijobber

Das Mindestlohngesetz verpflichtet Arbeitgeber in § 17 MiLoG, für bestimmte Arbeitnehmergruppen die Arbeitszeit besonders sorgfältig zu dokumentieren. Betroffen sind:

• Geringfügig Beschäftigte (Minijobber, 520-Euro-Jobs)
• Arbeitnehmer in den in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) genannten Wirtschaftsbereichen — und dazu gehört das Baugewerbe

Das bedeutet: Als Handwerksbetrieb im Baugewerbe hast du eine doppelte Dokumentationspflicht — sowohl nach dem BAG-Urteil als auch nach § 17 MiLoG.

!WARNING Die Dokumentationspflicht nach § 17 MiLoG gilt ab dem ersten Tag der Beschäftigung und für jeden Minijobber — auch für den Schüler, der samstags im Lager hilft. Verstöße sind eine Ordnungswidrigkeit und können mit einem Bußgeld von bis zu 30.000 Euro geahndet werden. Die Zollverwaltung (Finanzkontrolle Schwarzarbeit) kontrolliert gezielt.

Was genau muss dokumentiert werden?

Nach § 17 MiLoG müssen für jeden Minijobber folgende Daten aufgezeichnet werden:

• Beginn der täglichen Arbeitszeit
• Ende der täglichen Arbeitszeit
• Dauer der täglichen Arbeitszeit

Die Aufzeichnung muss spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages erfolgen. Im Klartext: Du hast eine Woche Zeit, die Zeiten einzutragen. Am besten machst du es aber am selben Tag — dann vergisst du nichts.

Aufbewahrungspflicht: 2 Jahre

Die Aufzeichnungen nach § 17 MiLoG müssen mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt. Bei einer Prüfung durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) müssen die Unterlagen am Ort der Beschäftigung oder der zentralen Verwaltung vorgehalten werden.

Besondere Regeln für 520-Euro-Jobs

Die 520-Euro-Grenze

Seit Oktober 2022 liegt die Verdienstgrenze für Minijobs bei 520 Euro pro Monat (gekoppelt an den Mindestlohn). Bei einem Mindestlohn von 12,82 Euro (Stand 2026) ergibt sich eine maximale monatliche Arbeitszeit von rund 40,5 Stunden.

Warum die Zeiterfassung hier so wichtig ist

Bei Minijobbern ist die Zeiterfassung nicht nur Pflicht, sondern auch ein Schutz für den Arbeitgeber. Denn wenn die tatsächliche Arbeitszeit über die 520-Euro-Grenze hinausgeht, wird aus dem Minijob ein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis — mit Nachzahlungen an Sozialversicherungsbeiträge.

Beispiel: Dein Minijobber hilft „nur kurz" beim Aufräumen nach Feierabend. Ohne Zeiterfassung merkst du nicht, dass er regelmäßig 12 Stunden statt 10 Stunden pro Woche arbeitet. Am Jahresende überschreitet er die 520-Euro-Grenze — und die Minijob-Zentrale verlangt die Nachzahlung der Sozialversicherungsbeiträge. Das wird teuer.

!TIP Richte in deinem Zeiterfassungssystem eine Arbeitszeitgrenze für Minijobber ein. Gute Apps warnen automatisch, wenn ein Minijobber sich der maximalen Monatsarbeitszeit nähert. So vermeidest du die unbeabsichtigte Überschreitung der 520-Euro-Grenze. Mehr zur Zeiterfassung allgemein findest du in unserem Ratgeber zur Zeiterfassungspflicht 2026.

Kurzfristige Beschäftigung vs. Minijob

Neben dem 520-Euro-Minijob gibt es die kurzfristige Beschäftigung: maximal 70 Arbeitstage oder 3 Monate im Kalenderjahr, ohne Verdienstgrenze. Auch hier gilt die Dokumentationspflicht nach § 17 MiLoG. Gerade im Handwerk wird die kurzfristige Beschäftigung gerne für Ferienjobber oder saisonale Aushilfen genutzt — auch für sie müssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfasst werden.

Teilzeitkräfte und ihre Arbeitszeitmodelle

Teilzeit ist nicht gleich Teilzeit

Teilzeitkräfte im Handwerk gibt es in vielen Varianten:

• Feste Teilzeit: z. B. jeden Tag 6 Stunden, oder Montag bis Mittwoch Vollzeit
• Flexible Teilzeit: Wochenstunden sind vereinbart, die Verteilung variiert
• Teilzeit in Elternzeit: Reduzierte Stunden während der Elternzeit (max. 32 Stunden/Woche)
• Altersteilzeit: Reduzierte Arbeitszeit vor dem Ruhestand

Für alle Varianten gilt: Die Arbeitszeit muss erfasst werden. Das BAG-Urteil macht keine Ausnahme für Teilzeitkräfte.

Besonderheiten bei flexibler Teilzeit

Bei flexibler Teilzeit ist die Zeiterfassung besonders wichtig, weil die Arbeitszeiten von Woche zu Woche variieren. Ohne Erfassung weißt du nicht, ob der vereinbarte Stundendurchschnitt eingehalten wird — und der Mitarbeiter weiß es auch nicht.

Typisches Problem: Eine Teilzeitkraft hat 25 Stunden pro Woche vereinbart. In Stoßzeiten arbeitet sie 30–35 Stunden, in ruhigen Wochen nur 20. Ohne Zeiterfassung merkst du nicht, dass sich über Monate ein erhebliches Überstundenkonto ansammelt — bis die Mitarbeiterin den Ausgleich einfordert.

Überstunden bei Teilzeitkräften

Teilzeitkräfte leisten Überstunden, wenn sie über ihre vertraglich vereinbarte Arbeitszeit hinaus arbeiten — nicht erst, wenn sie die Vollzeitstunden überschreiten. Wenn eine Teilzeitkraft mit 20 Wochenstunden 22 Stunden arbeitet, hat sie 2 Überstunden geleistet. Diese müssen dokumentiert und ausgeglichen oder vergütet werden.

Aushilfen in der Saison

Typisches Szenario im Handwerk

Im Frühjahr und Sommer brauchen viele Handwerksbetriebe zusätzliche Hände. Ferienjobber, Studenten, Rentner — sie alle helfen für ein paar Wochen oder Monate aus. Und für sie alle gilt die Zeiterfassungspflicht.

Worauf du achten musst

• Arbeitsvertrag: Auch für kurzfristige Aushilfen brauchst du einen schriftlichen Arbeitsvertrag (§ 2 NachwG)
• Zeiterfassung ab Tag 1: Die Dokumentationspflicht gilt vom ersten Arbeitstag an
• Mindestlohn: Auch Aushilfen haben Anspruch auf den gesetzlichen Mindestlohn (Ausnahme: Praktikanten unter bestimmten Voraussetzungen)
• Arbeitsschutz: Aushilfen müssen in die Gefährdungsbeurteilung einbezogen werden — auch bei kurzer Beschäftigungsdauer

!INFO Wenn du regelmäßig saisonale Aushilfen beschäftigst, lege in deinem Zeiterfassungssystem ein Profil „Saisonkraft" an. So kannst du die Arbeitszeiten separat auswerten und hast bei einer Prüfung alles sofort griffbereit. Die meisten Apps erlauben es, Mitarbeiterprofile nach Beschäftigungsart zu filtern.

Jugendarbeitsschutzgesetz: Azubis unter 18

Strengere Regeln für Minderjährige

Wenn du Auszubildende unter 18 Jahren beschäftigst, gelten die Regelungen des Jugendarbeitsschutzgesetzes (JArbSchG) — und die sind deutlich strenger als das ArbZG für Erwachsene:

Warum die Zeiterfassung bei Azubis besonders wichtig ist

Verstöße gegen das JArbSchG werden von den Gewerbeaufsichtsämtern besonders streng verfolgt. Die Bußgelder können bis zu 15.000 Euro betragen, in schweren Fällen droht sogar ein Strafverfahren. Eine saubere Zeiterfassung schützt dich vor unbeabsichtigten Verstößen.

Typischer Fall: Dein 17-jähriger Azubi arbeitet auf einer Baustelle mit dem Gesellen. Der Geselle macht Überstunden, der Azubi arbeitet mit — „ist ja nur eine Stunde mehr". Aber diese eine Stunde kann die 8-Stunden-Grenze oder die 40-Stunden-Woche überschreiten. Ohne automatische Warnung merkst du das nicht.

Berufsschulzeiten anrechnen

Berufsschulzeiten gelten als Arbeitszeit. Ein Berufsschultag mit mehr als 5 Unterrichtsstunden (á 45 Minuten) wird als voller Arbeitstag angerechnet. Der Azubi darf an diesem Tag nicht zusätzlich im Betrieb arbeiten. Das muss in der Zeiterfassung korrekt abgebildet werden.

Praktische Umsetzung: So erfasst du die Zeiten richtig

Alle Beschäftigungsarten im System abbilden

Dein Zeiterfassungssystem sollte verschiedene Arbeitszeitmodelle unterstützen:

• Vollzeit: 40 Stunden/Woche, Mo–Fr
• Teilzeit fest: z. B. 25 Stunden/Woche, Mo–Mi
• Teilzeit flexibel: z. B. 20 Stunden/Woche, variable Tage
• Minijob: max. 520 €/Monat, automatische Stundengrenze
• Azubi unter 18: JArbSchG-Regeln, 8h/Tag, 40h/Woche, erweiterte Pausen

Automatische Warnungen einrichten

Eine gute Zeiterfassungs-App warnt bei:

• Überschreitung der 10-Stunden-Grenze (ArbZG) bzw. 8-Stunden-Grenze (JArbSchG)
• Fehlender Pause nach 6 Stunden (bzw. 4,5 Stunden bei Minderjährigen)
• Annäherung an die 520-Euro-Grenze bei Minijobbern
• Überschreitung der 40-Stunden-Woche bei Azubis unter 18

Getrennte Auswertung nach Beschäftigungsart

Erstelle monatliche Auswertungen getrennt nach Beschäftigungsart. So siehst du auf einen Blick:

• Haben alle Minijobber die 520-Euro-Grenze eingehalten?
• Sind die JArbSchG-Regeln für minderjährige Azubis eingehalten worden?
• Haben Teilzeitkräfte ungewollte Überstunden angesammelt?

Häufig gestellte Fragen

Muss ich die Zeiten meiner Reinigungskraft auf 520-Euro-Basis erfassen?

Ja. Die Dokumentationspflicht nach § 17 MiLoG gilt für alle geringfügig Beschäftigten — unabhängig von der Tätigkeit. Auch die Reinigungskraft, die zweimal pro Woche das Büro putzt, muss ihre Arbeitszeiten erfasst haben.

Was passiert, wenn ein Minijobber regelmäßig mehr arbeitet als vereinbart?

Wenn die monatliche Verdienstgrenze von 520 Euro regelmäßig (mehr als zwei Monate im Jahr) überschritten wird, wird das Beschäftigungsverhältnis rückwirkend sozialversicherungspflichtig. Das bedeutet Nachzahlungen an Sozialversicherungsbeiträge — für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Die Zeiterfassung schützt dich davor, weil du die Überschreitung frühzeitig erkennst.

Mein Azubi ist 17 und will freiwillig Überstunden machen. Darf er?

Nein. Das Jugendarbeitsschutzgesetz schützt Minderjährige unabhängig von deren Willen. Mehr als 8 Stunden pro Tag und 40 Stunden pro Woche sind für unter 18-Jährige verboten — auch mit Einverständnis. Die Verantwortung liegt beim Arbeitgeber.

Gilt die Zeiterfassungspflicht auch für Praktikanten?

Ja. Auch Praktikanten sind in der Regel Arbeitnehmer im Sinne des ArbZG. Für Pflichtpraktika im Rahmen einer Ausbildung gelten die gleichen Regeln. Bei freiwilligen Praktika unter 3 Monaten entfällt zwar die Mindestlohnpflicht, die Zeiterfassungspflicht bleibt aber bestehen.

Wie erfasse ich die Zeiten eines Minijobbers, der nur unregelmäßig kommt?

Genau wie bei jedem anderen Mitarbeiter: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit an jedem Tag, an dem gearbeitet wird. Wenn der Minijobber nur jeden zweiten Samstag kommt, erfasst du nur diese Tage. An den Tagen ohne Arbeit gibt es nichts zu erfassen.

Fazit: Kein Sonderstatus für Minijobber und Teilzeitkräfte

Die Zeiterfassungspflicht kennt keine Ausnahmen — weder für Minijobber noch für Teilzeitkräfte, Aushilfen oder Azubis. Im Gegenteil: Für Minijobber ist die Dokumentationspflicht nach § 17 MiLoG sogar strenger als für reguläre Beschäftigte. Und für Azubis unter 18 gelten die verschärften Regeln des Jugendarbeitsschutzgesetzes.

Die gute Nachricht: Wenn du ein Zeiterfassungssystem nutzt, das verschiedene Arbeitszeitmodelle und automatische Warnungen unterstützt, ist die Einhaltung aller Regeln kein großer Aufwand. Das System erledigt die Prüfung automatisch — du musst dich nur um die Ausnahmen kümmern.

Erfasse die Zeiten aller Mitarbeiter — vom Vollzeitgesellen bis zum Samstags-Minijobber. Die paar Sekunden pro Stempelvorgang ersparen dir im Ernstfall tausende Euro an Bußgeldern und Nachzahlungen.

Quellen und Rechtsgrundlagen: § 17 MiLoG | Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) | § 2a SchwarzArbG | BAG-Urteil vom 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21) | Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar. Bei konkreten Fragen wende dich an deine Handwerkskammer, die Minijob-Zentrale oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.