Mitarbeiter-Zeiterfassung: Rechte und Pflichten für Handwerksbetriebe

Die Zeiterfassung ist Pflicht — so viel steht fest. Aber wer muss eigentlich was tun? Welche Pflichten hat der Arbeitgeber, welche der Arbeitnehmer? Darf der Mitarbeiter seine eigenen Zeitdaten einsehen? Was darf der Chef kontrollieren — und was nicht? Und was passiert, wenn sich eine Seite nicht an die Regeln hält?

Dieser Ratgeber klärt die Rechte und Pflichten beider Seiten — praxisnah für Handwerksbetriebe, mit den wichtigsten Rechtsgrundlagen und konkreten Handlungsempfehlungen.

Pflichten des Arbeitgebers

System bereitstellen

Die wohl wichtigste Pflicht: Der Arbeitgeber muss ein Zeiterfassungssystem bereitstellen. Das hat das BAG mit seinem Urteil vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) unmissverständlich klargestellt. Die Pflicht ergibt sich aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG.

Das System muss folgende Anforderungen erfüllen:

Elektronisch (seit 2026 für Betriebe ab 10 Mitarbeitern)
Objektiv: Die erfassten Daten müssen der Realität entsprechen — kein System, das der Arbeitgeber nach Belieben anpassen kann
Verlässlich: Das System muss technisch stabil und manipulationssicher sein
Zugänglich: Mitarbeiter müssen es nutzen können — ohne unzumutbaren Aufwand

Für Handwerksbetriebe heißt das konkret: Eine App auf dem Smartphone des Mitarbeiters oder ein stationäres Terminal im Betrieb. Beides erfüllt die Anforderungen — sofern es die geforderten Daten erfasst.

Erfassung sicherstellen und kontrollieren

Es reicht nicht, ein System einzurichten und dann nie hinzuschauen. Der Arbeitgeber muss aktiv sicherstellen, dass die Zeiterfassung tatsächlich erfolgt. Das bedeutet:

Regelmäßig prüfen, ob alle Mitarbeiter ihre Zeiten eintragen
Bei fehlenden Buchungen nachhaken
Auffällige Einträge hinterfragen (z. B. durchgehend exakt 8:00 Stunden ohne Schwankung)
Sicherstellen, dass Pausen erfasst werden

!INFODelegation ist möglich: Der Arbeitgeber darf die tatsächliche Eingabe der Zeiten an die Mitarbeiter delegieren — und tut das in der Regel auch. Aber die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber. Wenn der Geselle seine Zeiten nicht einträgt und der Chef das nicht bemerkt, ist der Chef in der Pflicht, nicht der Geselle.

Daten aufbewahren

Die Arbeitszeitdaten müssen mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden. Diese Frist ergibt sich aus der Gesetzesnovelle des ArbZG. Bei Überstundenstreitigkeiten können Gerichte allerdings Daten bis zur regulären Verjährungsfrist von 3 Jahren anfordern. Sichere Aufbewahrung bedeutet:

Daten dürfen nicht nachträglich verändert werden (Audit-Trail)
Ein Export muss jederzeit möglich sein (für Gewerbeaufsicht, Steuerberater, Gericht)
Backup-Systeme müssen sicherstellen, dass Daten nicht verloren gehen
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist müssen die Daten gelöscht werden (DSGVO)

ArbZG-Compliance gewährleisten

Der Arbeitgeber ist dafür verantwortlich, dass die gesetzlichen Arbeitszeitgrenzen eingehalten werden:

Maximale Arbeitszeit: 10 Stunden pro Tag
Pausenzeiten: 30 Minuten ab 6 Stunden, 45 Minuten ab 9 Stunden
Ruhezeit: 11 Stunden zwischen zwei Arbeitstagen
Ausgleichszeitraum: Durchschnitt von 8 Stunden über 24 Wochen

Das System sollte automatisch warnen, wenn Grenzen erreicht werden. Denn: Selbst wenn der Mitarbeiter freiwillig länger arbeitet, haftet der Arbeitgeber.

Mitarbeiter informieren und schulen

Der Arbeitgeber muss seine Mitarbeiter darüber informieren:

Dass eine Zeiterfassungspflicht besteht und welche Rechtsgrundlage dahintersteht
Wie das System funktioniert (kurze Schulung oder Einweisung)
Was erfasst werden muss (Beginn, Ende, Pausen, Projektbezug)
Welche Daten erhoben werden und zu welchem Zweck (Datenschutzinformation nach DSGVO Art. 13)

Pflichten des Arbeitnehmers

Korrekt und zeitnah erfassen

Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, seine Arbeitszeiten korrekt einzutragen. Das ergibt sich aus der arbeitsvertraglichen Treuepflicht und — wenn vorhanden — aus konkreten Weisungen des Arbeitgebers.

„Korrekt" bedeutet:

Wahrheitsgemäß: Die tatsächlichen Zeiten eintragen, nicht gerundete oder geschätzte
Zeitnah: Am selben Tag, nicht rückwirkend am Monatsende
Vollständig: Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen — nicht nur „8 Stunden" ohne Details

Stempeln ist keine Kür

Die Nutzung des vom Arbeitgeber bereitgestellten Zeiterfassungssystems ist eine arbeitsvertragliche Pflicht. Der Arbeitnehmer kann nicht sagen: „Das ist mir zu kompliziert" oder „Ich habe keine Lust auf die App." Wenn der Arbeitgeber ein System bereitstellt und die Nutzung anweist, muss der Mitarbeiter es nutzen.

!WARNINGArbeitszeitbetrug ist ein Kündigungsgrund. Wer bewusst falsche Zeiten einträgt — zum Beispiel eine Ankunftszeit von 7:00 Uhr stempelt, obwohl er erst um 7:30 Uhr da war — begeht Arbeitszeitbetrug. Das kann eine fristlose Kündigung rechtfertigen, wie das Bundesarbeitsgericht mehrfach bestätigt hat. Es muss nicht einmal ein hoher Schaden entstanden sein — schon das bewusste Eintragen einer falschen Zeit reicht.

Keine Erfassung für andere

Grundsätzlich darf ein Mitarbeiter nur seine eigenen Zeiten erfassen. Wenn der Vorarbeiter für sein Team stempelt (was in der Praxis vorkommt), muss das vom Arbeitgeber ausdrücklich so angeordnet sein und die betroffenen Mitarbeiter müssen informiert sein. Kollegiales „Mitstempeln" — also ein Kollege stempelt den anderen mit ein — ist unzulässig und kann als Beihilfe zum Arbeitszeitbetrug gewertet werden.

Einsichtsrecht des Mitarbeiters (DSGVO Art. 15)

Das Recht auf Auskunft

Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Jeder Mitarbeiter hat nach Art. 15 DSGVO das Recht, Auskunft über die ihn betreffenden Daten zu verlangen. Das umfasst:

Welche Daten über ihn gespeichert sind (Zeitbuchungen, GPS-Daten, Geräteinformationen)
Zu welchem Zweck die Daten verarbeitet werden
Wer Zugang zu den Daten hat (Vorgesetzte, Personalabteilung, Steuerberater)
Wie lange die Daten gespeichert werden
Ob Daten an Dritte weitergegeben werden (z. B. DATEV-Export an Steuerberater)

Frist und Form

Der Arbeitgeber muss auf eine Auskunftsanfrage innerhalb eines Monats reagieren. Die Antwort muss schriftlich oder elektronisch erfolgen. In der Praxis bedeutet das: Wenn dein Mitarbeiter fragt „Welche Zeiten hast du von mir gespeichert?", musst du ihm innerhalb eines Monats eine vollständige Übersicht geben können.

Recht auf Kopie

Art. 15 Abs. 3 DSGVO gibt dem Mitarbeiter das Recht auf eine Kopie seiner Daten. Er kann also verlangen, seine gesamten Zeitbuchungen als Datei zu erhalten — zum Beispiel als PDF oder CSV-Export. Das ist ein weiterer Grund, warum ein digitales System mit Exportfunktion sinnvoll ist.

!TIPProaktiv handeln: Gib deinen Mitarbeitern von vornherein Zugang zu ihren eigenen Zeitdaten — zum Beispiel über einen Mitarbeiter-Login in der App oder ein monatliches Stundenprotokoll. So vermeidest du formelle Auskunftsanfragen und zeigst Transparenz. Die meisten guten Zeiterfassungs-Apps bieten eine Mitarbeiter-Ansicht, in der jeder seine eigenen Buchungen, Überstunden und Urlaubstage einsehen kann.

Betriebsrat und Mitbestimmung (BetrVG § 87)

Das Mitbestimmungsrecht

Wenn es in deinem Handwerksbetrieb einen Betriebsrat gibt, hat dieser bei der Einführung eines Zeiterfassungssystems ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG:

Der Betriebsrat hat ... mitzubestimmen bei Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen.

Ein Zeiterfassungssystem ist eine solche technische Einrichtung — auch wenn du es nicht zur Überwachung einsetzen willst. Allein die Eignung zur Überwachung löst das Mitbestimmungsrecht aus.

Was das in der Praxis bedeutet

Der Betriebsrat muss vor der Einführung einbezogen werden — nicht erst danach
Es sollte eine Betriebsvereinbarung geschlossen werden, die regelt: welches System, welche Daten, wer hat Zugriff, wie lange werden Daten gespeichert
Der Betriebsrat hat kein Vetorecht gegen die Zeiterfassung an sich (die ist gesetzlich verpflichtend), aber er hat ein Mitbestimmungsrecht bei der Ausgestaltung
Ohne Betriebsvereinbarung kann der Betriebsrat die Einigungsstelle anrufen

Kein Betriebsrat vorhanden

Die meisten Handwerksbetriebe mit weniger als 20 Mitarbeitern haben keinen Betriebsrat. In diesem Fall entfällt das Mitbestimmungsrecht nach § 87 BetrVG. Der Arbeitgeber kann das System eigenständig einführen — muss aber natürlich die DSGVO und das ArbZG einhalten.

Datenschutz bei der Zeiterfassung

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Verarbeitung von Arbeitszeitdaten ist durch mehrere Rechtsgrundlagen gedeckt:

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung): Der Arbeitgeber ist gesetzlich zur Zeiterfassung verpflichtet
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): Die Zeitdaten werden für die Lohnabrechnung benötigt
§ 26 BDSG (Beschäftigtendatenschutz): Datenverarbeitung, die für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist

Eine separate Einwilligung der Mitarbeiter ist für die Basis-Zeiterfassung (Beginn, Ende, Pausen) nicht erforderlich — die gesetzliche Pflicht reicht als Rechtsgrundlage.

GPS-Tracking: Andere Regeln

Anders sieht es bei GPS-Tracking aus. Die Standorterfassung geht über die reine Zeiterfassung hinaus und erfordert in der Regel eine ausdrückliche Einwilligung des Mitarbeiters nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Ohne Einwilligung ist GPS-Tracking unzulässig — auch wenn es technisch möglich wäre.

Die Einwilligung muss:

Freiwillig sein (keine Nachteile bei Verweigerung)
Informiert sein (der Mitarbeiter muss wissen, welche Daten erhoben werden)
Jederzeit widerrufbar sein
Dokumentiert werden

Was der Chef kontrollieren darf

Der Arbeitgeber darf die Zeitdaten seiner Mitarbeiter einsehen und auswerten — das ist der Zweck der Erfassung. Konkret darf er:

Prüfen, ob die Arbeitszeiten korrekt sind
Überstundenkonten einsehen und verwalten
ArbZG-Compliance überwachen (Höchstarbeitszeit, Pausen, Ruhezeiten)
Daten für die Lohnabrechnung verwenden
Daten an den Steuerberater für die Gehaltsabrechnung exportieren
Bei konkretem Verdacht auf Missbrauch die Einträge genauer prüfen

Was der Chef nicht darf

Auch als Arbeitgeber gibt es Grenzen:

Permanente Einzelüberwachung: Minutengenaues Tracking, wer gerade wo steht und was tut, ohne sachlichen Grund
Leistungsbewertung allein anhand von Zeitdaten: „Du warst letzte Woche nur 39 Stunden da, die anderen waren 42 Stunden da" als Leistungskriterium — das ist unzulässig, wenn es nur auf Anwesenheit und nicht auf Ergebnis abstellt
Weitergabe an unbefugte Dritte: Die Zeitdaten eines Mitarbeiters an Kollegen weitergeben oder öffentlich aushängen
GPS-Tracking ohne Einwilligung: Standortdaten erheben ohne ausdrückliche Zustimmung
Tracking außerhalb der Arbeitszeit: Nach Feierabend darf kein Tracking mehr erfolgen — weder GPS noch App-basiert

!INFODatenschutz-Information (Art. 13 DSGVO): Vor der Einführung eines Zeiterfassungssystems musst du deine Mitarbeiter schriftlich informieren: welche Daten erhoben werden, zu welchem Zweck, auf welcher Rechtsgrundlage, wer Zugriff hat, wie lange gespeichert wird und welche Rechte der Mitarbeiter hat. Die meisten Zeiterfassungsanbieter stellen dafür Vorlagen bereit.

Konsequenzen bei Verstößen

Für den Arbeitgeber

Verstöße gegen die Zeiterfassungspflicht können folgende Konsequenzen haben:

Bußgeld bis 30.000 € bei Verstößen gegen das ArbZG (§ 22 ArbZG)
DSGVO-Bußgeld bei Datenschutzverstößen (theoretisch bis 20 Mio. € oder 4 % des Jahresumsatzes, in der Praxis deutlich weniger)
Beweislast-Umkehr vor dem Arbeitsgericht: Ohne saubere Zeiterfassung verliert der Arbeitgeber fast immer bei Überstundenklagen
Nachzahlungspflicht für nicht erfasste und nicht vergütete Überstunden
Höhere BG-Beiträge bei mangelhafter Dokumentation

Für den Arbeitnehmer

Auch Mitarbeiter können Konsequenzen treffen:

Abmahnung bei wiederholter Weigerung, die Zeiterfassung zu nutzen
Kündigung bei beharrlicher Verweigerung oder bei Arbeitszeitbetrug
Schadensersatzpflicht bei nachgewiesenem Arbeitszeitbetrug (theoretisch, in der Praxis selten)
Verlust von Ansprüchen: Wer seine Zeiten nicht einträgt, kann später nur schwer Überstunden nachweisen

Der häufigste Streitfall: Überstundenklagen

Der praktisch wichtigste Aspekt der Zeiterfassung für Handwerksbetriebe: Überstundenklagen. Wenn ein (ehemaliger) Mitarbeiter Überstunden einklagt, muss der Arbeitgeber nachweisen, dass die behaupteten Überstunden nicht angefallen sind. Ohne Zeiterfassung ist das fast unmöglich.

Das Bundesarbeitsgericht hat die Beweislastverteilung bei Überstundenklagen klar geregelt:

Der Arbeitnehmer muss darlegen, wann er wie viele Überstunden geleistet hat
Der Arbeitgeber muss mit seiner Zeiterfassung widerlegen oder bestätigen
Ohne Arbeitgeber-Daten geht das Gericht in der Regel zugunsten des Arbeitnehmers aus

Eine saubere Zeiterfassung schützt dich als Arbeitgeber also nicht nur vor Bußgeldern, sondern vor allem vor teuren Nachzahlungen.

Häufige Fragen zu Rechten und Pflichten

Darf der Mitarbeiter verlangen, dass bestimmte Daten gelöscht werden?

Grundsätzlich hat jeder Betroffene nach Art. 17 DSGVO ein Recht auf Löschung. Allerdings: Solange eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht (2 Jahre nach ArbZG, teilweise 10 Jahre für lohnrelevante Daten nach AO), muss der Arbeitgeber nicht löschen. Nach Ablauf der Fristen muss er dagegen löschen — auch ohne Anfrage.

Kann der Mitarbeiter die Art der Zeiterfassung mitbestimmen?

Ohne Betriebsrat: Nein. Der Arbeitgeber bestimmt das System im Rahmen seines Direktionsrechts. Mit Betriebsrat: Der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungsrecht bei der Ausgestaltung (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Der einzelne Mitarbeiter hat aber auch dann kein individuelles Wahlrecht zwischen verschiedenen Systemen.

Muss der Arbeitgeber das Smartphone für die Zeiterfassung stellen?

Wenn die Zeiterfassung per App auf dem Smartphone des Mitarbeiters erfolgen soll, stellt sich die Frage, wer das Gerät stellt. Grundsätzlich gilt: Der Arbeitgeber muss die Mittel für die Zeiterfassung bereitstellen. In der Praxis nutzen die meisten Mitarbeiter ihr privates Smartphone — aber der Arbeitgeber kann das nicht verlangen, wenn der Mitarbeiter kein Smartphone besitzt. In diesem Fall muss eine Alternative bereitgestellt werden (z. B. ein einfaches Dienst-Smartphone oder ein stationäres Terminal).

Was passiert, wenn der Mitarbeiter das Stempeln vergisst?

Ein vergessener Stempel ist kein Drama — aber er sollte zeitnah nachgetragen werden. Viele Systeme ermöglichen eine nachträgliche Buchung mit einem Vermerk „nachgetragen". Regelmäßiges Vergessen kann abgemahnt werden. Wichtig: Das System sollte eine Erinnerungsfunktion haben, die den Mitarbeiter aktiv ans Stempeln erinnert.

Darf der Arbeitgeber die Zeitdaten für die Leistungsbewertung nutzen?

Die Zeiterfassungsdaten dürfen für den Zweck genutzt werden, für den sie erhoben wurden: Dokumentation der Arbeitszeit, Lohnabrechnung, ArbZG-Compliance. Eine darüber hinausgehende Nutzung — etwa als alleiniges Kriterium für die Leistungsbewertung — ist datenschutzrechtlich problematisch und kann vom Betriebsrat beanstandet werden.

Fazit: Klare Regeln für beide Seiten

Die Zeiterfassung im Handwerk ist ein Zusammenspiel von Arbeitgeber-Pflichten und Arbeitnehmer-Pflichten. Der Arbeitgeber muss das System bereitstellen, die Nutzung sicherstellen, die Daten schützen und die ArbZG-Grenzen überwachen. Der Arbeitnehmer muss korrekt und zeitnah erfassen und darf keine falschen Angaben machen.

Gleichzeitig haben Mitarbeiter Rechte: Einsicht in ihre Daten, Schutz vor übermäßiger Überwachung und die Sicherheit, dass ihre Daten nicht missbraucht werden.

In der Praxis funktioniert Zeiterfassung am besten, wenn beide Seiten verstehen, warum sie nötig ist — nicht als Kontrollinstrument, sondern als Schutz: Schutz vor unbezahlten Überstunden für den Mitarbeiter und Schutz vor Bußgeldern und Klagen für den Arbeitgeber.

Rechtsgrundlagen: BAG-Urteil 1 ABR 22/21 | Art. 15 DSGVO | § 87 BetrVG | § 26 BDSG | Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar. Bei konkreten arbeitsrechtlichen Fragen wende dich an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht oder deine Handwerkskammer.

Weiterlesen: BAG-Urteil Zeiterfassung erklärt | DSGVO für Handwerksbetriebe | Zeiterfassung im Handwerk 2026